Optimasi Pengurangan Outstanding Purchase Order dengan Sistem Notifikasi Otomatis

Abstract

Purchase Order adalah dokumen yang dibuat oleh bagian Buyer setelah adanya permintaan dari User dalam bentuk dokumen yang disebut Purchase Requisition dan telah diapprove oleh bagian yang berwenang sesuai approved release strategy. Setelah Purchase Order release maka Vendor akan mengirimkan barang/jasa sesuai deskripsi dan tanggal pengiriman yang tercantum dalam Purchase Order. Status Purchase Order akan terus outstanding/terbuka sampai proses pembelian selesai, dalam hal ini User/Warehouse akan merelease GR/SES dalam sistem setelah barang/jasa sudah dikirimkan dan status Purchase Order akan menjadi delivery complete/close. Barang/jasa akan dikirimkan secepat-cepatnya 14 hari sebelum tanggal pengiriman dan akan mendapatkan penalti atas keterlambatannya. Namun, dalam kenyataannya status Purchase Order terus terbuka setelah waktu pengiriman berlalu. Dalam hal ini komunikasi antara User, Vendor dan Buyer sangat dibutuhkan untuk mengetahui status dari setiap Purchase Order yang masih outstanding maka dari itu proses optimasi dengan menggunakan system notifikasi otomatis ini diharapkan komunikasi dari ketiga pihak dapat menjadi lebih baik. Sehingga jumlah Outstanding Purchase Order menjadi berkurang dan penyebab dari Outstanding Purchase Order dapat diketahui.