Perencanaan dan Pengadaan Logistik pada Event Commercial Conference 2019

Abstract

Logistik merupakan salah satu supporting dalam sebuah penyelenggaraan conference terutama dalam bagian perencanaan dan pengadaan, ini diperlukan agar kebutuhan akan suatu barang pada event dapat terpenuhi dengan efektif dan efisien. Penelitian ini bertujuan untuk mengidentifikasi dan menganalisa EO (event organizer) lokal sebagai penyedia barang logistik yang ditunjuk langsung oleh penyelenggara mulai dari perencanaan sampai dengan pengadaan pada event conference. Penelitian ini disusun dengan menggunakan metode penelitian kualitatif dengan penggumpulan data observasi secara langsung pada proses logistik di event yang diselenggarakan. Hasil dari penelitian ini menjelaskan bahwa proses logsitik terbagi menjadi dua tahap yaitu perencanaan dan pengadaan. Lokus penelitian dilakukan pada event Commercial Conference 2019 di The Mulia Hotel & Resort Bali, Nusa Dua. Tahapan yang dilakukan pada saat proses perencanaan yaitu pihak klien membuat checklist kebutuhan barang pada event yang yang akan diselenggarakan, perusahaan klien melakukan penunjukan langsung kepada EO lokal sebagai penyedia barang logistik pada event tersebut, klien mengadakan pertemuan langsung bersama EO lokal serta melakukan site inspection, klien mendiskusikan material dengan EO lokal berdasarkan perhitungan dari tingkat resiko pada venue yang sudah ditentukan, melakukan penawaran atas material yang sudah ditentukan dan melakukan pembayaran. Tahapan pada saat pengadaan yaitu dengan menjelaskan jadwal kegiatan loading dengan vendor hingga melakukan pertemuan langsung untuk membahas mengenai peraturan yang berlaku di venue yang akan digunakan serta proses penawaran mengenai barang-barang yang tercantum pada checklist yang dibutuhkan, melakukan MOU dan pembayaran. Setelah semua tahapan sudah dilakukan, pihak perusahaan melakukan serah terima hasil pekerjaan kepada penyelenggara