Proses Persiapan Registrasi Simposium dalam Event 5th Asia Pacific Ophthalmic Trauma Society Meeting 2020

Abstract

Salah satu bidang kerja dari tahap persiapan yang harus diperhatikan secara matang dan rinci adalah registrasi. Kegiatan registrasi merupakan salah satu aspek penting dalam sebuah acara karena registrasi berperan dalam memberikan kesan pertama dari sebuah kegiatan yang dilakukan oleh pihak penyelenggara. Registrasi sendiri berperan sebagai proses pendaftaraan dan pendataan yang dilakukan oleh calon peserta. Peserta biasanya bisa menentukan baik atau buruknya suatu acara melalui kegiatan registrasi yang disediakan oleh pihak penyelenggara tersebut. Selain itu, penulisan ini dilakukan untuk mengetahui bagaimana proses persiapan registrasi simposium dalam Asia Pacific Ophthalmic Trauma Society Meeting 2020 (APOTS). Dalam penelitian ini, penulis menggunakan metode kualitatif dengan teknik pengumpulan data yaitu observasi dan wawancara. Hasilnya ditemukan, bahwa proses persiapan registrasi simposium dibagi menjadi dua kategori yang berbeda yaitu peserta dan pembicara. Dimana kegiatan registrasi untuk pembicara dimulai dengan penerimaan database calon pembicara, mengirimkan invitation letter, konfirmasi calon pembicara, menentukan topik utama yang akan dibahas, mendata kehadiran dan kelengkapan berkas pembicara, serta mengirimkan info detail mengenai topik yang akan dibahas oleh pembicara. Sedangkan dalam kegiatan registrasi untuk peserta yang membedakan adalah tidak adanya invitation letter melainkan announcement, selain itu peserta harus menyelesaikan proses registrasi pada website untuk mendapatkan e-ticket yang nantinya akan digunakan sebagai akses keluar masuk. Setelah melakukan persiapan maka evaluasi sebelum melanjutkan ke tahap pelaksanaan wajib dilakukan guna menghindari adanya kendala saat simposium berlangsung.